Ressource et news à l’échelle de l’organisation

Organization wide news and documents

Tandis que les utilisateurs deviennent plus puissants envers leur système d’information, SharePoint évolue pour répondre au besoin d’identifier les ressources à l’échelle de l’organisation.

Dans cet article, nous allons couvrir les fonctionnalités suivantes qu’un administrateur SharePoint peut fournir à ses utilisateurs :

Bibliothèques de ressources de l’organisation
Site d’actualités à l’échelle de l’entreprise

Commençons avec les bibliothèques de ressources de l’organisation

Note : Cette fonction n’est pas disponible pour Office 365 Allemagne, Office 365 hébergé par 21Vianet (Chine) ou Office 365 du gouvernement américain.

Cette fonctionnalité vous permet d’identifier une bibliothèque SharePoint, et permet aux utilisateurs de sélectionner des documents lors de la création de contenu dans SharePoint. Pour l’utilisateur final, lors de l’édition d’une page, le popup du « file picker » affichera une nouvelle section :

File picker sharepoint


En utilisant PowerShell et le module Microsoft.Online.SharePoint.PowerShell, vous pouvez configurer jusqu’à 30 bibliothèques de ressources organisationnelles. Vous pouvez le faire en tapant le code suivant :

#Connect to SharePoint Online
Connect-SPOService -Url 'https://btcstech-admin.sharepoint.com'
#Identifying the library as an organizational asset library
Add-SPOOrgAssetsLibrary -LibraryUrl 'https://btcstech.sharepoint.com/sites/Behindthecollabscene/Official%20documents' -ThumbnailUrl "https://btcstech.sharepoint.com/sites/Behindthecollabscene/Official%20documents/header.png" -OrgAssetType ImageDocumentLibrary


Il est important de noter que l’image miniature (Thumbnail) doit se trouver dans la bibliothèque que vous identifiez comme étant la bibliothèque de ressources organisationnelle.

Un autre point important à considérer est que lorsque vous identifiez une bibliothèque de ressource organisationnelle, vous activez la capacité CDN de votre tenant. Ce point critique pourrait être un problème pour votre équipe de gouvernance de l’information, surtout si vous mettez des renseignements personnels sur ce CDN…

Lorsque vous tapez le CmdLet ci-dessus, vous serez invité à accepter l’avertissement de Microsoft :
Le CDN peut avoir des normes de confidentialité et de conformité qui diffèrent des engagements décrits par le Microsoft Office365 Trust Center. Les données mises en cache par l’intermédiaire de ce service peuvent ne pas être conformes aux conditions de traitement des données (DPT) de Microsoft et peuvent se trouver en dehors des limites de conformité du centre de confiance Microsoft Office365. »

Vous trouverez plus d’informations sur le CDN Office 365here

Site d’actualités à l’échelle de l’entreprise

Cette autre fonctionnalité vous permet de définir un site SharePoint pour qu’il devienne une source d’information faisant autorité dans votre environnement. Cela signifie que toutes les actualités publiées sur ce site apparaîtront différemment dans l’environnement SharePoint.
Voir l’illustration ci-dessous :

Pour faire d’un site SharePoint un site d’actualités faisant autorité, vous devez taper la CmdLet ci-dessous :

#Connect to SharePoint Online
Connect-SPOService -Url 'https://btcstech-admin.sharepoint.com'
#Identify The SharePoint site as an authoritative news site
Set-SPOOrgNewsSite -OrgNewsSiteUrl 'https://btcstech.sharepoint.com/sites/Behindthecollabscene'

Je n’ai trouvé aucune information sur les limitations de cette fonctionnalité

J’espère que ça vous aidera à construire un système d’information intelligent, à bientôt sur le blog !

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